中小企業にICT化する初期運用方法
ICTとは？
ICTとは・・・
「Information and Communication Technology」の略称で
日本語に訳すると情報通信技術です。
要するにスマホ、パソコン、インターネットを利用して
生活していくことになります。
ICTを法人が使うとなると
例えばクラウドサービスが分かりやすいです。
Google、Drop Boxなどが代表例です。
その他IOT、ビックデータなどもICTですね。
私の関与先でもGoogleなどのサービスを使って
仕事に組み込んでいるところが多いです。
ICTを導入する初期運用方法
ICTと言っても色々あります。
私は税理士として関与している場合に
なんか良いサービスはありませんか？
と聞かれることがあります。
もうちょっと突っ込んで
自社でクラウドを使ってみたい！
といったご要望も増えていますね。
ただ事業としてはいきなり大枚をはたいて
投資することも躊躇します。
ICT導入の初期でどのように考えて
導入をしてくのかを解説します。
事業であれ、個人であれ
ICTの代表であるクラウドサービスは
１ヵ月無料といったことがあります。
まずは無料期間中に使ってみて
機能、使用感、操作性、対価性を
体感してみることが良いです。
それにサービスによっては
人数制限されますが完全無料なサービスもあります。
例えば人事労務ソフトのSmartHRは
2019年10月から無料枠が拡大しました。
従業員数上限30名までが無償提供枠となり
０円となっています。
中小企業の経営を考えるとバックヤード業務に
お金を使うことが難しい会社があります。
そんなときには無料でできるソフトを使って
効率的になるのかどうかも含めて体験してみる
ということが良いと思います。
その他にも色々なサービスはあります。
基本的には1ヵ月無料というものが多いです。
ICT化にお金を使う
ICT化にお金を使う決断に迷う場合もあります。
その時には金額で比較をするとよいでしょう。
例えば経理・総務・人事を引き受けている
従業員がいたとします。
一人でやるにはちょっと業務量があるので
もう一人採用するかどうかの決断をしなければなりません。
このときにICT導入にお金を使うかどうかを
判断する機会となります。
つまりICT化で従業員の負担を減らすことは
できないものなのかを考えることになります。
実際のサービスは色々ありますが
従業員の負担となっている業務は何でしょうか？
経理であれば経費精算を従業員から集めて
それの修正を依頼したりといったことですか？
それとも仕訳数が多い業務なので
入力に時間がかかっているのでしょうか？
給料の計算をexcelでやっていて
計算に時間がかかっていますか？
それとも入社退社の処理が面倒でしょうか？
など、
一体どのような業務が従業員の負担となっていて
時間がかかっているのかを確認します。
そのあとにICT化で負担を減らすことが
できないかどうかも確認します。
もしあるサービスで負担が減らせるのであれば、
そのサービスの年間コストと
追加で人を雇用した場合のコストを
比較してみることになります。
通常はサービスを使った方が
安上がりとなりますね。
会社は人間が動かしていますので
ときには客観的な判断ではなく
主観的なところで判断してしまいがちです。
そうではなく数字化することで
経営的な判断を行いやすくすることができます。
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