【改正電子帳簿保存法】電子取引の取引記録の保存要件の見読可能装置と検索機能の確保を税理士・行政書士が解説
見読可能装置と用意する理由
改正電子帳簿保存法では電子取引による
取引記録を電磁的記録により保存する
ということになります。
分かりやすく申し上げると
PDFなどをパソコンとインターネットで
完結する取引を行った場合には
データで保存することになりました。
このときに事業主が必ずしなければ
ならない保存要件が見読可能装置の
備え付けです。
見読可能装置とはデータを目視できる機器で
モニター、タブレット、パソコンなど
保存したデータを見ることができるような
装置を事業所に備え付けることです。
税務調査ではデータを確認しますので
こういった装置が必要となりました。
検索機能の確保措置のためにやること
データを保存するためには
検索機能の確保も必ずしなければ
ならないことになっています。
上記の見読可能装置と検索機能の確保は
絶対的保存要件になります。
必ず要件を満たしましょう。
検索機能の確保措置とは
データを検索できるようにすることです。
具体的には
①取引年月日
②取引先名
③データの中身の金額
上記3つの全てで検索が可能な措置を
確保することになります。
具体的には、次のような感じになります。
PDFなどの請求書を保存するときの
タイトルを設定することがあります。
タイトルに次のように入力して
保存を行うことになります。
「20220918-国税商事㈱-100,000円」
間のハイフンは必要ではないです。
見やすさのために入力しました。
上記のように保存を行うことになります。
さて、取引年月日は和暦と西暦の
どちらを使っても問題ないこととされています。
ただ検索されるときを想像すると
税務調査が入ったときになります。
和暦と西暦が混在すると
抽出に混乱を生じるので
お願いベースですが
和暦と西暦の統一があります。
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