【中小企業向け】電子取引の電子保存と手続を税理士が解説
電子取引の保存とは？
令和3年度税制改正により
令和4年1月から電子取引による資料は
電磁的記録を保存することになりました。
この改正により
電子取引によりデータで取得した資料は
データで保存することになります。
言い換えるとデータを印刷して
紙で保存することができなくなります。
電子取引とは次のような例があります。
①電子メールによりPDFなどで資料をもらう
②インターネットで資料をダウンロードする
③電子領収書を授受する
④クレジットカードなどで明細をダウンロードする
⑤EDIシステムを利用している
⑥インターネットFAXで資料を授受する
⑦DVDなどの記録媒体で資料を授受する
といったことがあります。
電子取引とは、パソコン、スマホ、タブレットなど
IT機器で資料を授受する取引であると
イメージすると分かりやすいです。
電子取引の手続きとは？
電子取引の保存を行う場合には
以下の要件があります。
電子取引を電磁的記録の保存等をする場合
①電子計算機処理システムの概要を記載した
書類の備え付け
→自社開発のプログラムを使用する場合に
限れらることになります。
②見読可能装置の備付等
③検索機能の確保
④以下のいずれかの装置を使う
・タイムスタンプが付与された後の授受
・授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合に
その記録が残るシステム又は
訂正削除ができないシステムを利用する
・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け
上記についてはクラウドサーバーに
データを保存する場合においても
同じ要件になっています。
改正後の電子帳簿保存法による
電子データの保存先については
特定の外部記憶媒体（クラウドサーバー）は
任意に選択可能となります。
したがって、ドロップボックスやBOXなど
事業者が選択した外部保存媒体を使うことが
できます。
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