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資料は原本を保管する

フォワーディング業の資料は

原則的には原本を保管することになります。

IT化されているとは言え

いまだにFAXでのやり取りも多い業種ですし

メールで資料のやり取りをしていますが

月末にはその月の請求書が仕入先から郵送されてきて

メールなどの請求書と原本の2つが手元に残ることがあります。

このときに資料として保存をするのは

原則、原本の資料を保存することになります。

なぜ原本が必要なのかというと

消費税の仕入税額控除に関係があるからです。

フォワーディング業においては国際貨物を多く扱うと

消費税の還付となる可能性が高くなります。

消費税の計算は

預かった消費税ー支払った消費税＝納付額又は還付額

という計算となります。

問題が起こる可能性がでてくるのが

支払った消費税についてです。

支払った消費税については帳簿等の保存義務があり

支払った消費税として控除を行う法律となっています。

法律上では請求書については原本の保存なのか

コピーの保存なのかは明確になっておりません。

私見ではありますが

取引事実を推認させ、事実である特定可能性を

考慮すると原本が望ましいです。

このため、資料の保存は原本であることを

原則としています。

案件ごとに資料を保存する

フォワーディング業において資料の保存方法としては

案件ごとに整理して保管することが望ましいです。

つまり、１つの案件ごとに

①売上の請求書（自社で発行したもの）

②売上金の入金明細（通帳など）

③仕入の請求書（外部発行のもの）

④仕入の支払明細（通帳など）

といった形での保存が望ましいです。

特に、消費税の還付申告では

上記の４つの資料は取引の根拠資料して

税務署へ提出しないと還付金が入金されません。

案件ごとに資料を整理して資料を保存することは

大変な労力が必要となります。

ですが、消費税の還付申告のとき、税務調査のときに

それぞれ説明できる根拠資料となりますので

大切なことであると考えます。

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この記事は、この記事を作成してる時点の法令に基づき

書かれています。法令に改正があった場合には、現在の

取り扱いとは違った取り扱いになる可能性があります。