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経費精算は事実を資料にまとめる

会社での経費精算は事実を資料にまとめることが

税法上必要であると考えています。

なぜなら、税法は、事実を法律に当てはめるからです。

できれば、会社の全ての経費について

事実を書いておくことが望ましい経費精算の方法となります。

では、事実とは一体どんなことを

書く必要があるのでしょうか？

事実とは次のようなことです。

①経費を使った日にち

②経費の内容

③経費の目的

④飲食などであれば参加人数

⑤飲食などであれば参加した人の名前

⑥経費を使ったという事実資料（レシートや領収書）

上記をA４用紙にして書いておいて

事実資料を張り付けることができる箇所を作成して

経費精算の書類として会社に保管をしておきます。

経費精算のフローを構築する

会社で経費精算するためには業務フローを

構築しておくと便利ですね。

例えば、以下の様な流れです。

①経費精算の資料を担当者が作成

②その担当者の上長へ資料を提出

③上長が資料を確認

④確認した資料を担当者へ返却

⑤担当者から経理担当者へ資料の提示

⑥資料を基に経理担当者が帳簿へ入力

⑦経理担当者が経費精算の精算

７工程が必要となります。

また経費精算のルールも明確にしておくことで

統一ルールが可能となります。

ルールにしておくことは次のとおりです。

①経費精算の締め日

②上長への確認資料の提出日

③経費精算をする日

最低でも３つは必要となります。

日にちを決める場合には

経費精算を申請してきた担当者へ振り込む日を

最初に決めておくと

上長への報告日と経費精算の締め日が

逆算して決めやすいと思います。

私が日にちを決めるなら

経費精算のお金を振り込む日は

給料支給日と同じにします。

理由は、振込手数料の節約になるからです。

給料と経費精算の金額を一度に振り込むことで

給料支給以外に振込手数料がかからなくて

済むからですね。

会社は銀行からお金を移動させる場合には

必ず振込手数料が必要となります。

ですから振込手数料はかなり

無駄なコストになります。

給料の振込日を経費精算のお金を振込む日にちとしたら

次に経費精算の締め日です。

こちらも給料の締め日としておけば

社内的に混乱することが少ないです。

給料の締め日も社内的に従業員が確認できて

周知という意味で効果的です。

最後に経費精算の資料を上長へ提出させる期限日です。

こちらは経費精算の締め日と同じ日にしておけば

分かりやすいと思います。

基本的に社内業務はほとんど売上に

関係が無い場合が多いので

従業員が皆協力的でないかもしれません。

ルールと分かりやすい日程を周知することで

社内の業務フローを構築することが可能です。

公式ブログはこちら（平日毎日更新中）

この記事は、この記事を作成してる時点の法令に基づき

書かれています。法令に改正があった場合には、現在の

取り扱いとは違った取り扱いになる可能性があります。