【その経費は事業で使いましたか？】会議費からみる事業性について
その経費は事業で使いましたか？
始めから、結論を申し上げます。
個人で使ったものではないか？
ということを疑われています。
領収書の宛名に会社の名前があるから
事業で使っているということではありません。
では、どのように使えば事業で使ったとなるでしょうか？
会議費を例に考えると・・・
例えば、議事録の有無ということです。
よくあるのが飲食代で会議費というやつです。
まっとうに税務署の方針の通りにやろうとすれば、
誰といたのか、人数は何人か、お店の名前、話し合った内容
こういったことを網羅的にやらないといけません。
まあ、現実では不可能なわけですが、
金額が多くなれば、税務調査で突っ込まれます。
その時に過去のことを思い出そうとしても
覚えていないと思います。
昨日の夕食すら覚えていないのが人間ですから。
では、事業性にということについて、
税理士が考えた方向性をまとめてみます。
領収書で会社の名前があれば事業性があるか？
現実には、会社の宛名の入った領収書などを
頂いて、税理士事務所は処理をしていると思います。
いちいち、この経費は事業性がありますよね？
と確認されることはまれだと思います。
しかし、本質的に考えてみると、会社の宛名の領収書であれば、
問題なく会社の経費にあるのでしょうか？
会社の宛名だけで事業で使ったと言えるのでしょうか？
説明できるのでしょうか？
ちょっと難しいように私には感じます。
意地悪な感じですが、例えば、
個人的に、自宅近くのファミレスで飲食したとしましょう。
それで、領収書の宛名に、会社の名前を書いてもらいます。
これを会議費として計上したくて、領収書を税理士に渡します。
普通は何も聞かれることはありません。
ファミレスの住所までみて処理してませんから。
税務調査官は、レシートを見ながら、住所もチェックして、
もし大量に自宅近くの飲食店があれば、そこを突きます。
社長さん、ご自宅近くのファミレスによく行きますか？
会議費のレシートに、そのファミレスが多いのですが、
どのような理由で会食されていますか？
例えば、このように税務調査官から聞かれた場合に、
どのように説明するのでしょうか？
こうしたことから、事業性の説明は結構難しい
ということに気が付くはずです。
会議費から見た事業性について
さて、会議費から見た事業性について考えます。
先ほどのファミレスの場合には、
個人で言っていたとしても、仕事をしていたのであれば、
問題はありません。
例えば、自社ホームページの更新をしていて、
その打合せを兼ねて業者に来てもらっていた
というような説明でもすれば、良いかと思いますが・・・
税務調査で問題となるのは、量の多さが問題となります。
上記のように、事業に関係があると説明（うそ）を言っても、
量がたくさんあると、そんなに業者と打合せしないでしょう？
ということになりますね。
もし、全部が打合せであれば、一体のどのようなことを
話し合ったのかを説明していください。
と聞かれることになります。
会社では、会議費という科目が便利な科目として
税理士、会社ともに使う場面が多くなります。
しかし、会議で飲食をしたということであれば、
何を話し合ったのかを説明することになります。
なぜか？
会議のための費用＝会議費
だからです。
確かに、年間分すべての経費について全部説明
ということは難しいわけではありますが、
コンプライアンスに厳しい会社であれば、
経費の使用目的を書いた経費精算書で精算します。
これが、同族会社で、かつ、ワンオーナですと
そういったことは置き去りにされる傾向があります。
自分の財布と会社の財布をごちゃまぜにして、
経費を使えば良いと思っている人さえいます。
ですが、本来は事業に使ったものしか経費にできないはず。
今回は、会議費という勘定科目を基に解説しましたが、
他の経費でも同様に事業性は聞かれます。
どういった理由をつけても説明できなければ、
最悪、役員給料としての扱いとなる場合もあります。
事業性については、良く考えて、経費とすることを
覚えておいていただけると幸いです。
まとめ
まとめとして、経費として処理するには、
以下のことを明確にしてい置くと良いと思います。
・会社の事業への関連をわかりやすく
・個人的な経費と疑われる経費は入れない
・経費精算書は領収書ごとに付ける
・経費の整理は常にしておく
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