【電子取引のデータ保存】何をしたらよいのかがわかる解説
ルールに沿って何をするのかを理解してみましょう
最初の入り口はデータで取引先と
やり取りを行っているのかです。
データとはPDFや画像形式、メール
エクセルなどPCで扱うデータで
請求書を受領する、発行するとか
アマゾンなどで買い物をして
サイトから請求書をダウンロードする
といった取引がある場合には
2024年1月以降はデータが原本書類
になりますからデータで保存が必要です。
データで保存すればすべて解決ではなく
要件が3つあります。
①改ざん防止
②ディスプレイとプリンターの備え付け
③検索機能
改ざん防止は国税庁が公表している
事務処理規定を整備して備え付ける
ことで満たすことになります。
改ざん防止の対応ができない場合には
後述する猶予措置の検討を確認する
ことになります。
改ざん防止の対応ができた方は
ディスプレイやプリンターの備え付け
ができるのかを検討します。
ディスプレイやプリンターは税務調査
のときにデータを画面に出力したり
紙に印刷したりするために必要です。
要するに税務調査のときにデータを
見せることができれば基本的に
要件を満たします。
ディスプレイやプリンターを用意できない
という場合には猶予措置の検討になります。
ここまで対応ができたら検索機能
の対応をします。
検索機能とは
「日付・金額・取引先」で検索が
できるようにしておくことです。
データをパソコンに保存する場合には
データにタイトルをつけるボックスが
出てきます。
こちらに、「日付・金額・取引先」を
書いて保存することが要求されます。
検索機能の対応が難しい場合には
次のいずれかに該当することを確認します。
①基準期間（２年（期）前）の売上高が5千万円以下
②データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示・提出することができるようにしていること
こちらのいずれにも当たらない場合には
猶予措置の検討になります。
①又は②に該当するのであれば
税務調査のときにデータのダウンロード
の求めに応じることで検索機能は
不要になります。
データのダウンロードができな場合には
猶予措置の検討になります。
ここまでで電子取引のデータ保存への
対応はできていることになります。
検索機能も対応できる場合には
最終的に次の検索ができるのかも
確認します。
①日付又は金額について、範囲を指定した検索ができる
②「日付・金額・取引先」のうち2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
この2つについて検索ができるかを
確認できたところで対応は終了です。
2024年1月以降で猶予措置が受けられるのかを考えてみましょう
さて、原則の要件などの対応が
できない場合には対応ができない
ことについて相当の理由があるのかを
確認することで猶予措置の検討を考えます。
相当の理由とは？
例えば、システム等の整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていない事情がある場合が該当します。ただし、システム等の整備が整っていて原則的なルールに従って電子取引データの保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められませんので、猶予措置の適⽤は受けられません。
国税庁 電子取引のデータ保存方法をご確認くださいパンフレットから引用
要するに原則の3つのルール
改ざん防止、ディスプレイやプリンター
検索機能に対応できないことについて
事業者側でお金がないとか
対応する人手が足りないとかが理由で
データ保存に対応ができない場合に
相当の理由がある
と考えられるわけです。
相当の理由がない場合には猶予措置の
適用ができませんので原則のルール3つに
対応することになります。
相当の理由がある事業者については
次の対応を確認します。
電子取引データをプリントアウトした書面を税務調査等の際に提示･提出することができるようにしていること
データを紙に印刷して税務調査の時に
見せることができるかどうかです。
これは、今までと同じ対応ができるのかを
確認することになります。
これができない場合には原則の3つの
ルールを満たす対応が必要になります。
データをプリントアウトして保存ができる
対応が大丈夫の場合には
電子取引データのダウンロードの求め（税務職員からのデータの提示･提出の要求）があった場合に、求めに応じることができるようにしている
先ほどではデータをプリントアウトする
以前と同様の対応が求められて
いたところですが
プリントアウトしたから元データを
破棄してよいわけではありません。
データはプリントアウトしつつ
データも保存する必要があり
保存されたデータは税務調査のときに
差し出さなければならなくなります。
以上の猶予措置の3つのルール
①相当の理由があるかどうか
②データをプリントアウトして保存
③データはデータで保存しつつ税務調査でデータを差し出す
のすべてに該当するのであれば
2024年1月以降の取引では
猶予措置の適用が可能になるわけです。
どれかでも要件から外れた場合は
原則の3つのルール
①改ざん防止
②ディスプレイとプリンターの備え付け
③検索機能
に対応する必要があります。
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