【インボイス制度】実費精算と出張手当の取り扱い
従業員が出張にて使った実費精算をする場合
従業員が出張に行き
経費精算を行う場合には
使った経費を会社で精算する
ということが行われている
ことがあります。
実費精算された経費は
会社が使った経費として処理が
行われるためインボイスと帳簿の保存
のいずれも必要になります。
ただし、3万円未満の公共交通機関
による旅客の運送などに該当する場合
帳簿のみの保存であっても
仕入税額控除が認められる
ということになります。
現実には電車やバスなどに
乗車した場合にはあらかじめ
チケットを購入した領収書があり
実費精算を行うことが多いです。
結果、インボイスも一緒に保存される
といったことが多いと思います。
出張に行った従業員へ出張手当を支給した場合
上記のような実費精算以外の方法
として出張旅費、宿泊費、日当等
に関して
旅行に通常必要であると認められる
部分の金額については
一定の事項が書かれた帳簿のみ
の保存で仕入税額控除が
認められることになっています。
こうした支給については概算払い
によるもののほか実費精算される
ものも含まれることになります。
つまり、インボイスの保存は不要になる
という意味です。
さて、旅行に通常必要と認められる
部分の判断は以下の通達によって
判定することになります。
所得税基本通達９－３（非課税とされる旅費の範囲）
法第９条第１項第４号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。
⑴ その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
⑵ その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。
実務上では出張旅費規程を整備し
さらに金額は一般的に同規模の
法人が行っているものと同じくらい
の金額にする必要があります。
金額は実務書で一般的な金額が
まとめられている本などで確認して
設定することになります。
この方法では金額に不安がある
ということであれば
実費精算にすることで
会社の経費にすることが可能なので
経費は実費精算にして
出張手当のみ規定の整備を行う
ということで対応することも可能です。
このときには出張手当の金額は
上記の通達の判定になるため
あまりに常識から外れた金額だと
給与認定される可能性があるため
規定の整備は慎重に行う必要がある
と考えます。
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