経費の計上のための資料保存を税理士・行政書士が解説
経費計上で判断することは？
経費計上で判断することは
内容と金額になります。
内容とは例えば仕入なのか飲食代なのか
といったお金を払う理由です。
内容を判断した結果として
経費に計上するかどうかがわかり
経理処理のときに費目別の勘定科目が
決定できることになります。
費目別の勘定科目とは
仕入高、水道光熱費などになります。
一つ例を出して解説してみます。
事務所を借りたとして請求書が
当社宛に郵送されてきます。
このうち事務所の家賃と光熱費に
金額が分かれていることがあります。
経理処理では請求された金額をすべて
地代家賃という費目別の勘定科目に
設定するわけではありません。
事務所の家賃の金額が地代家賃になり
光熱費の金額が水道光熱費になります。
このように金額を経理処理上で
分ける都合があります。
このため内容が必要で、かつ、金額も
必要になります。
支出された金額だけ資料で出されても
内容がわからないのであれば
経費計上できるのかどうかを
判断することができません。
結論として内容＋金額が
経費計上では必要になります。
必要な資料と保存とは？
話はかわりまして経費計上で必要な
資料と保存について解説します。
先ほども申し上げたように経費以上では
内容＋金額が大切になります。
つまり内容が書いてあっても金額の記載がない
金額があっても内容がわからないという
資料では片手落ちになります。
結論としては内容と金額が別々になっている
という場合には一つずつを一緒にして
保存することになります。
例えば、金融機関からお金を引き出して
それを消耗品の購入に充てたとします。
それであれば、引き出した取引明細と
消耗品のレシートを一緒にして保存するとか
といった保存を行うことになります。
金融機関から引き出したお金で
複数の取引をする場合には
取引明細と購入したもののレシートや
請求書を一緒にして保存するなどの
方法が考えられます。
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